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2017年09月25日  点击:110  
近日,河北省药品检验研究院在院领导高度重视及大力推动下,历时近4个月档案信息数字化工作圆满收官。档案室室藏文书、会计、声像、实物、基建、科技成果、药品标准起草(复核)、技术咨询研究、药检技术档案等九个门类 19280 卷、7185件档案信息全部实现了数字化。截止日前,档案信息数据库共挂接文件图片60046张,文件条目110431条,数字图像与相应的目录数据挂接,档案资料实现了利用网络化快速检索、查询和浏览。
20174月我院与档案技术服务公司达成档案数字化加工意向后,专门为其配备了办公场所和硬件设备,并签订保密协议、建立档案数字化加工专用局域网和安装零死角监控系统,确保了档案数字化加工的规范性和安全性。
在档案数字化加工的过程中,坚持“严”字当头,要求档案数字化加工环节按照国家档案局《纸质档案数字化技术规范》、《纸质档案数字化技术要求》严把质量关。档案加工数据形成后我院对全部著录条目和扫描图片逐项逐条检查。并按照验收标准对档案著录、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据移交备份等七个方面逐项验收,写出各阶段验收小结。档案信息数字化项目产生的全部图片和文件著录条目分别以不同的载体备份,3套备份从文件特征、环境特征、记录特征、文件移交逐项做好登记和检测。
该工作的完成,实现了计算机上查阅整卷档案的目标,既方便各处室查阅利用、减少纸质档案的磨损。同时,档案利用率和管理安全性也得到显著提升,助推了档案管理工作“提质增效”。
 
 业务处供稿